Tachografy w dostawczakach? Kto i kiedy będzie musiał założyć?

Karta przedsiębiorstwa do tachografu w busach 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym od 1 lipca 2026 r. stanie się obowiązkowym elementem systemu tachografów dla przewoźników wykonujących międzynarodowy, zarobkowy przewóz rzeczy. Obowiązek wynika z rozszerzenia stosowania tachografów na pojazdy o DMC powyżej 2,5 t wykorzystywane w transporcie międzynarodowym. Brak karty przedsiębiorstwa uniemożliwi legalny dostęp do danych z tachografu. To realne ryzyko sankcji administracyjnych i finansowych. Specjaliści firmy Koben wyjaśniają z czym wiążą się nowe przepisy.

fot. unsplash.com

Kogo dotyczą nowe regulacje?

Nowe regulacje obejmą w szczególności firmy realizujące przewozy busami 2,5–3,5 t poza granicami Polski. Dotyczy to także mikro przedsiębiorców.

Co się zmienia: obowiązek instalacji tachografu cyfrowego i posiadania karty przedsiębiorstwa w busach 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym.
Od kiedy: 1 lipca 2026 r.
Kogo dotyczy: przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdami 2,5–3,5 t.
Okres ważności karty przedsiębiorstwa: 5 lat.
Organ wydający w Polsce: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.
Konsekwencje naruszeń: kary administracyjne, ryzyko utraty dobrej reputacji.
Podstawą zmian jest Pakiet Mobilności oraz nowelizacja przepisów dotyczących tachografów.

Podstawa prawna obowiązku tachografu w busach 2,5–3,5 t

Obowiązek wynika z prawa unijnego.

Podstawowe akty prawne:

• Rozporządzenie (WE) nr 561/2006
• Rozporządzenie (UE) nr 165/2014
• Pakiet Mobilności
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Od 1 lipca 2026 r. pojazdy o DMC powyżej 2,5 t wykorzystywane w międzynarodowym przewozie rzeczy będą objęte obowiązkiem stosowania tachografu. W praktyce oznacza to również obowiązek posiadania:

• karty kierowcy,
• karty przedsiębiorstwa,
• prawidłowo zainstalowanego tachografu inteligentnego.

Czym jest karta przedsiębiorstwa do tachografu?

Definicja: Karta przedsiębiorstwa to elektroniczna karta identyfikacyjna wydawana na podmiot gospodarczy, umożliwiająca blokadę tachografu oraz legalny dostęp do zapisanych w nim danych.

Nie jest przypisana do osoby fizycznej. Identyfikuje firmę jako administratora danych z tachografu.

Funkcje:

• blokada tachografu (tzw. „lock-in”),
• przypisanie pojazdu do przedsiębiorcy,
• zabezpieczenie danych przed dostępem innych firm,
• pobieranie i archiwizacja danych.

Bez karty przedsiębiorstwa firma nie może skutecznie zarządzać danymi.

Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie odczytu danych

Terminowy odczyt danych jest obowiązkiem ustawowym.

Przedsiębiorca musi pobierać dane:

• z pojazdu – nie rzadziej niż co 90 dni,
• z karty kierowcy – nie rzadziej niż co 28 dni.

Dane należy archiwizować i przechowywać zgodnie z przepisami. Brak pobrania danych w terminie stanowi naruszenie zagrożone karą administracyjną podczas kontroli ITD.

Nie wolno:

• modyfikować danych,
• usuwać zapisów,
• ingerować w tachograf.

Manipulacja może skutkować utratą licencji.

Kto wydaje kartę przedsiębiorstwa i ile kosztuje?

W Polsce organem wydającym kartę jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.

Wniosek składa się poprzez oficjalny portal:
https://info-car.pl

Koszt wydania: 282,90 zł brutto.
Okres ważności: 5 lat.

Utrata, kradzież, zmiana danych

Zgłoszenie utraty karty jest obowiązkowe w terminie 7 dni kalendarzowych.

W przypadku:

• zagubienia,
• kradzieży,
• uszkodzenia,

należy zgłosić zdarzenie do PWPW w terminie 7 dni.

Do wniosku o duplikat dołącza się:

• oświadczenie (zagubienie/uszkodzenie),
• zaświadczenie z Policji (kradzież).

Nowa karta powoduje utratę ważności poprzedniej.

Najczęstsze błędy / ryzyka

• Brak blokady tachografu po zakupie pojazdu.
  Skutkuje brakiem formalnej kontroli nad danymi i ryzyko nałożenia kary, np. w Niemczech 500€.
• Nieterminowy odczyt danych.
  Kara administracyjna podczas kontroli ITD – 500 zł za każdy pojazd.
• Brak aktualizacji karty po zmianie danych spółki.
  Ryzyko zakwestionowania schematy dokumentacji.
• Nielegalna ingerencja w dane.
  Możliwość cofnięcia licencji i odpowiedzialność karna.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czy bus do 3,5 t w transporcie międzynarodowym musi mieć tachograf od 2026 r.
   Tak. Od 1 lipca 2026 r. obowiązek obejmuje pojazdy powyżej 2,5 t DMC w międzynarodowym przewozie rzeczy.
2. Czy karta przedsiębiorstwa jest obowiązkowa dla busów do 3,5 t?
   Tak, o ile pojazd podlega obowiązkowi tachografu.
3. Co grozi za brak karty przedsiębiorstwa?
   Kary administracyjne za brak pobierania danych z tachografu, brak blokady tachografu i brak dostępu do danych.
4. Czy można mieć więcej niż jedną kartę przedsiębiorstwa?
   Tak. Jedno przedsiębiorstwo może posiadać kilka kart organizacyjnie przypisanych do tej samej firmy.
5. Jak często trzeba pobierać dane z tachografu w busie?
   Z tachografu – co 90 dni. Z karty kierowcy – co 28 dni.

Karta przedsiębiorstwa do tachografu w busach 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym stanie się elementem obowiązkowego systemu tachografów od 1 lipca 2026 r. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców realizujących międzynarodowy przewóz rzeczy pojazdami powyżej 2,5 t DMC.

Przedsiębiorca powinien:

• zweryfikować, czy jego flota podlega nowym regulacjom,
• złożyć wniosek o kartę z wyprzedzeniem,
• wdrożyć procedurę odczytu i archiwizacji danych,
• przeszkolić personel.